شيوه‌نامه نحوه انجام مكاتبات دهياري‌ها

در راستاي ساماندهي و نظام‌بخشي به مكاتبات دهياري‌ها (در چارچوب شرح وظايف مندرج در ضوابط و مقررات مربوط) با دستگاه‌ها و ساير سطوح اداري، نحوه انجام مكاتبات به‌شرح زير تعيين مي‌شود:

1- در صورت نياز به مكاتبه با هر يك از سازمان‌ها، نهادها و دستگاه‌هاي اجرايي، دهيار مي‌تواند با اداره مربوط در سطح بخش و در صورت نبود، با اداره ذي‌ربط در شهرستان يا استان مربوط مكاتبه نمايد.

الف- چنانچه سازمان‌ها، نهادها و دستگاه‌هاي مورد مكاتبه بعد از گذشت يك ماه از تاريخ ثبت نامه در دبيرخانه مربوط، پاسخ لازم را ارائه ننمايند، دهيار مي‌تواند ضمن پيوست سوابق، با يك سطح بالاتر، مكاتبه و رونوشت نامه را براي سطح مديريتي پايين‌تر ارسال نمايد.

ب- چنان‌چه هريك از سطوح مديريتي بالاتر نيز پس از 45 روز از تاريخ ثبت نامه در دبيرخانه، پاسخ لازم را ارائه ننمايند، دهيار ضمن پيوست سوابق مي‌تواند با سطح مديريتي بالاتر مكاتبه و رونوشت نامه را براي سطوح مديريتي پايين‌تر ارسال نمايد (اين فرآيند تا سطح ملي ادامه خواهد داشت).

2– هريك از سطوح مختلف مديريتي كشور در هر سطحي كه باشند در صورت نياز مي‌توانند مستقيماً با دهياري‌ها مكاتبه نمايند.

3- در مواقع بروز سوانح و حوادث غير مترقبه، دهياري مي‌تواند با قيد زمان، درمتن نامه اقدام يا بدون رعايت سلسله مراتب با سطوح بالاتر نيز مكاتبه نمايد.

4- دهياري موظف است كليه مكاتبات عادي و محرمانه را ثبت، مراجعين را جهت پيگيري مكاتبات راهنمايي و نسخه‌اي از مكاتبات را در مكاني مناسب بايگاني نمايد.

5- ضمن تاكيد بر رعايت اصول نگارش و مكاتبات اداري؛ ضرورت دارد كليه مكاتبات دهياري اعم از عادي و محرمانه در سربرگ دهياري مربوط تهيه، داراي موضوع مشخص، شماره و تاريخ ثبت در دبيرخانه با عنوان كامل گيرنده، ممهور به مهر دهياري و امضاي شخص دهيار باشد.

6- لازم است دهياري رونوشتي از كليه مكاتبات انجام شده را به شوراي اسلامي روستا و بخشداري مربوط ارسال و در صورت پيگيري شخص حقيقي يا حقوقي مرتبط با موضوع، مراتب را به اطلاع وي برساند.